Memiliki karyawan yang disiplin dan profesional merupakan impian semua pengusaha. Walau begitu, karyawan tetaplah manusia yang seringkali khilaf untuk membuat masalah, umumnya yang paling sering dilakukan adalah terkait dengan kedisiplinan absensi atau kehadiran.
Sepertinya masalah kedisiplinan tidak hanya terjadi di dunia kerja saja, pada platform yang lebih rendah saja, contohnya seperti rapat, seminar, atau proses pendidikan, absensi atau kehadiran menjadi masalah yang sering terjadi atau banyak dilakukan oleh segelintir orang.
Cara Mengatasi Masalah Absensi Karyawan
Khusus pada ranah profesional, masalah absensi karyawan tentu bisa saja merugikan ekosistem kerja perusahaan. Selain itu, apabila absensi menjadi bentuk fraud, hal tersebut lambat laun bisa berdampak pada keuangan perusahaan.
Lalu bagaimana cara mengatasi masalah absensi karyawan? Berikut ini tips jitunya!
Komunikasikan Sejak Awal
Kunci untuk mendapatkan karyawan disiplin terhadap jam kerja terutama absensi adalah perusahaan mampu memberikan informasi terkait aturan perusahaan secara jelas sejak rekrutmen karyawan
Tips jitunya adalah biarkan karyawan Anda bertanya seluas-luasnya tentang perusahaan saat penandatanganan kontrak. Selain itu, perusahaan juga perlu menampung opini dan masukan karyawan tentang budaya kerja dan bagaimana karyawan tersebut bekerja.
Selain itu, pastikan ketika interview kerja tanyakan budaya kerja yang calon karyawan itu anggap tidak sesuai dengan dirinya, misalnya terkait bekerja di weekend, cuti, lembur, atau dinas keluar kota.
Pahami Karyawan dan Budaya Kerja
Masalah absensi sejatinya bukan berarti orang itu jahat. Menurut Harriet Mellotte, pakar perilaku asal London, keterlambatan dan absensi dipengaruhi oleh lingkungan eksternal dan juga perilaku orang itu sendiri namun bukan dalam artian negatif.
Misalnya, orang yang mudah bosan dalam beberapa bulan kerja mungkin sesekali akan mencuri waktu untuk terlambat. Orang yang memiliki anxiety disorder akan cenderung memiliki absensi yang bagus namun dari hasil kerja mungkin kurang memuaskan,
Anda perlu memahami karakteristik karyawan dengan terus melakukan evaluasi dan komunikasi kepada kepala divisi terkait cara kerja karyawannya, perilaku, hingga ritme kerjanya.
Selain itu, Anda sebagai manajemen wajib melakukan evaluasi budaya kerja setidaknya satu tahun sekali. Salah satunya adalah Anda bisa membuat program ekstrakulikuler seperti Jum’at Futsal, Kamis Netflix, Rabu Seminar, dan Senin Rapat Besar untuk meningkatkan dinamisme pada lingkungan kerja.
Cara-cara tersebut dinilai efektif karena pendekatan yang lebih personal dan holistik untuk memperbaiki masalah absensi karyawan.
Terus Ikuti Perkembangan Peraturan Ketenagakerjaan
Hingga saat ini, peraturan ketenagakerjaan masih berdasarkan UU No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Meski begitu, peraturan sejatinya bersifat dinamis menyesuaikan dengan kondisi saat ini.
Oleh karena itu, perusahaan wajib memahami dan memperbarui pengetahuannya terkait peraturan ketenagakerjaan terutama tentang cuti dan jam kerja.
Perbaiki Manajemen Cuti
Bagi beberapa perusahaan seperti retail dan manufaktur cuti menjadi masalah tersendiri. Misalnya saja terkait cuti tahunan dan cuti pengganti hari raya karena biasanya perusahaan di bidang itu tetap memberlakukan masuk di hari libur bahkan di hari raya.
Pembagian cuti yang tidak adil nantinya akan berpengaruh terhadap absensi. Karyawan cenderung tidak memiliki motivasi kerja dan akan sangat mempengaruhi absensi.
Tidak hanya perusahaan retail dan manufaktur, manajemen cuti juga perlu diperhatikan oleh perusahaan-perusahaan lain terutama dalam hal pengawasan dan juga akses pengajuan cuti.
Perbaiki Manajemen Kompensasi
Pemberian reward atau kompensasi tidak selalu memberikan dampak positif terhadap masalah absensi.
Dilansir Harvard Business Review, kompensasi yang dikelola serampangan akan berdampak pada sikap negatif karyawan yang malah akan memicu adanya fraud dalam absensi kerja.
Motivasi karyawan bukan lagi bekerja secara disiplin namun hanya untuk mendapatkan reward dengan segala cara. oleh karena itu, reward atau kompensasi bukan hanya diberikan cuma-cuma namun dikelola dengan baik. Oleh karena itu, Reward tidak hanya diberikan berdasarkan absensi namun faktor-faktor lain dan dikelola secara transparan.
Gunakan Tools Pendukung Seperti Aplikasi Absensi
Terakhir, pengelolaan absensi yang baik tentu harus didukung tools yang baik juga. Salah satunya adalah dengan mengandalkan attendance software.
Dengan menggunakan attendance software, segala tips yang telah disebutkan sebelumnya akan lebih mudah dilakukan. Dengan menggunakan attendance software, Anda bisa melakukan berbagai hal secara otomatis dan terintegrasi.
Misalnya saja, Anda bisa melakukan absensi online yang datanya langsung terintegrasi dengan perhitungan rekap data secara real-time. Anda juga bisa mengelola cuti dan kompensasi dengan mudah.
Salah satu software terbaik yang bisa Anda dapatkan adalah Talenta. Software Talenta memiliki beragam fitur yang mampu mempermudah Anda mengelola absensi. Mulai dari absensi online dengan GPS, sistem payroll terintegrasi, hingga pembayaran gaji. Anda bisa mendapatkan free demo Talenta di sini!
